Μια ζωή χωρίς χαρτί – Going paperless

Έχω φτάσει σε μια ηλικία, που, όσο ο ίδιος γίνομαι πιο βαρύς, νιώθω την ανάγκη να ελαφρύνω τη ζωή μου από περιττά βάρη, κυριολεκτικά και μεταφορικά. Αν και πρόεδρος και γενικός διευθυντής ενός ιδιαίτερα δραστήριου ομίλου, με όλα τα ζητήματα που έχω καθημερινά να διαχειριστώ, επέλεξα να συρρικνώσω την επιφάνεια του γραφείου μου και παρήγγειλα ένα διακριτικά και καλλιτεχνικά σκαλισμένο γραφειάκι 1,20×0,60. Μίκρυνε και η ντουλάπα μου στο σπίτι, μίκρυνε και το αυτοκίνητό μου. Ακόμη και οι πρακτικές μου στη δουλειά και τη ζωή είναι απελευθερωτικά λιτότερες, doing more with less, going lean, going for less. Ίσως ένας από τους επόμενους στόχους να γίνει, τελικά, και το δικό μου βάρος.

Η εργασία, τόσο η δική μου, όσο και των συναδέλφων μου, είναι αυτό που θα λέγαμε «πνευματική». Και η πνευματική εργασία, κατά κανόνα και παράδοση, καταγράφεται στο χαρτί. H hyphen SA είναι μια εταιρεία που παράγει πνευματική εργασία, ιδιοκτησία και περιεχόμενο. Μπορεί, λοιπόν, κάποιος να φανταστεί τις ανάγκες της σε χαρτί, φωτοαντίγραφα, εκτυπώσεις και έντυπη επικοινωνία. Από την αρχή, η παρουσία τόσου χαρτιού μού δημιουργούσε μια έντονη αίσθηση βάρους και ακαταστασίας. Επίσης, υπήρχαν τα γνωστά πρακτικά ζητήματα καθαριότητας και τάξης, σκόνης που μαζεύει το χαρτί, κόστους, αρχειοθέτησης, απώλειας εγγράφων, ευαισθησίας χαρτιού στη φθορά και τη ζημία κλπ. Ήταν ανάγκη να απαλλαγούμε από το χαρτί όσο περισσότερο γινόταν.

Από το 2003 που ιδρύθηκε η εταιρεία, είχαν γίνει μεγάλες προσπάθειες να περιοριστεί η χρήση χαρτιού και να ενεργοποιηθούν δραστικά προγράμματα ανακύκλωσης. Στις προεκδοτικές υπηρεσίες, το PDF αντικατέστησε νωρίς το χαρτί στα δοκίμια και τα πρωτόλεια εκπαιδευτικών εκδόσεων και εκδόσεων επικοινωνίας και είμαστε, ίσως, οι πρώτοι πανελλαδικά που καθιερώσαμε το ηλεκτρονικό μολύβι στις διορθώσεις μας, σώζοντας έτσι χιλιάδες φύλλα Α3 και εκατοντάδες κασέτες έγχρωμου μελανιού.

Και η προσπάθεια συνεχίστηκε, καθώς οι ανάγκες σε χαρτί εκδηλώνονται και στα πιο απλά. Από χαρτί ήταν τα post-its για υπενθυμίσεις και μηνύματα, οι λογαριασμοί που έπρεπε να πληρωθούν, το λογιστήριο, μέρος της αλληλογραφίας, το φαξ κλπ.

Η εταιρεία καθιέρωσε εμπλουτισμένες πολιτικές, με χρήση της τεχνολογίας των εφαρμογών. Αρχίσαμε να πληρώνουμε τους λογαριασμούς μας ηλεκτρονικά, ηλεκτρονικοποιήσαμε πολύ νωρίς την τιμολόγηση, τα post-its έγιναν σημειώσεις στην επιφάνεια εργασίας και Skype και τα φαξ, με το κατάλληλο λογισμικό, έγιναν PDF. Ένα KMS (Knowledge Management System) χτίστηκε και οργανικά εξακολουθεί να αναπτύσσεται για την εταιρεία ες αεί, με στόχο να αρχειοθετεί έξυπνα γνώση, περιεχόμενο και συμβάντα.

Και τότε ήρθαμε αντιμέτωποι με τον ίδιο τον παράγοντα άνθρωπο, τον χρήστη του χαρτιού. Βρήκαμε την αντίσταση του χειρόγραφου. Η σχέση του ανθρώπου με το μολύβι είναι απαράμιλλη. Η ταχύτητα, η πρακτική, αλλά και η προσωπική σφραγίδα μέσω του γραφικού χαρακτήρα και της κίνησης του χεριού, όταν ο γράφων σκέφτεται, φάνηκαν δυνατότερα από κάθε διάθεση για οικολογική μέριμνα ή οικονομία. Ήταν αδύνατο να αντικαταστήσουμε το σημειωματάριο, το ημερολόγιο ή τα to-do lists. Και αυτό είναι ιδιαίτερα κατανοητό, ενώ τελευταίες έρευνες έχουν αποδείξει ότι η γραφή με το χέρι συμβάλλει στην ανάπτυξη πολλών νοητικών λειτουργιών. Εξάλλου, πώς να αντικαταστήσει κανείς το σημειωματάριο, σε ένα σεμινάριο που παρακολουθεί, πώς να βγάλει τον φορητό υπολογιστή στο παγκάκι, για να καταγράψει τις δύο ιδέες που του κατέβηκαν. Και η αλήθεια είναι πως ο ίδιος εγώ είμαι λάτρης της γραφής με το χέρι.

Μια ηλεκτρονική ταμπλέτα, παρόλα αυτά, άλλαξε τη ζωή μου, με μια σειρά εφαρμογών για ηλεκτρονικές χειρόγραφες σημειώσεις. Μια γραφίδα για ηλεκτρονικές ταμπλέτες μπορεί να κοστίζει από 5 ευρώ και υπάρχει απίστευτη ποικιλία υλικών, τεχνολογιών και σχεδίων, για να δοκιμάσει και να επιλέξει κάποιος αυτό που του κάνει. Οι ειδικές αυτές εφαρμογές για σημειώσεις δίνουν όλες τις δυνατότητες διαγράμμισης, τονισμού, ακόμη και ένταξης διαδραστικού υλικού στο κείμενο και μετατρέπονται σε PDF, που μπορεί να αποσταλεί οπουδήποτε και με οποιοδήποτε λογισμικό. Εφαρμογές, όπως το GoodNote, έχουν καταστήσει ένα iPad mini που έχω στο προσωπικό μου σημειωματάριο και το κουβαλάω παντού.

Αυτή τη στιγμή στην εταιρεία, αργά και σταθερά, αντικαθίστανται τα σημειωματάρια του προσωπικού με ηλεκτρονικές ταμπλέτες και γραφίδες. Παράλληλα, όλες οι πληρωμές, τιμολογήσεις και λογιστικές τηρήσεις γίνονται ηλεκτρονικά, ενώ και η επικοινωνία και διαφήμιση της εταιρείας αποφεύγει το χαρτί και βασίζεται περισσότερο σε εφαρμογές Android και iOS. Υπάρχει σταθερά ένα ιδιαίτερα ευέλικτο πρόγραμμα ανακύκλωσης, σε συνεργασία με δύο έγκριτες εταιρείες ανακύκλωσης και το 85% της επιμέλειας δοκιμίων και πρωτολείων γίνεται ψηφιακά.

Η εταιρεία υπολογίζει ότι μόνο το 2016 θα γλιτώσει περί τις 22.000 ευρώ από το χαρτί και τα περιφερειακά του (μελάνια, αποθήκευση, μίσθωση μηχανημάτων κλπ.), ενώ το προσωπικό θα κερδίσει και σε ποιότητα ζωής, τάξη, καθαριότητα, ευελιξία επιλογών, ασφάλεια περιεχομένου και ποιότητα αρχειοθέτησης. Άξιο αναφοράς φιλοδοξούμε να είναι και το εταιρικό μας αποτύπωμα σε CO2. Εντέλει, αποβλέπουμε σε μια ακόμη πιο καθαρή και παραγωγική εταιρεία και μια συναισθηματική ελάφρυνση δική μου, με την εξυπηρέτηση μιας φιλοσοφίας μου, αρνητικής στην εμπράγματη ιδιοκτησία και χρήση και φιλικής στην πνευματική.

 

Copyright © 2016 Yannis Stergis
Απαγορεύεται η αναδημοσίευση ή χρήση μέρους ή όλου χωρίς την έγγραφη άδεια του Γιάννη Στεργή.
Read more:
The loneliness of the business owner!
The loneliness of the business owner!

Close